Çalışdığım şirkətlərin birində şirkətə beynəlxalq bir sertifikat alınması üçün Amerikan şirkəti tərəfindən auditlər keçirilirdi. Mən də aidiyyəti funksiyalarımızla bağlı auditorlarla işləyən komandada idim. Aylar çəkən görüşlər, biznes proseslərin analizləri, plaza dilində keçirilən bir çox audit iclasları və təqdim edilən audit hesabatı. Bir neçə səhifəlik hesabatın məğzi şirkətdə əsas boşluq istiqaməti olaraq bilirsiniz nəyi göstərirdi? Korporativ Komunikasiya..
Yox, yox, hamımızın daxili nömrələrimiz də var idi, elektron poçtlarımız da. Hələ korporativ nömrələr də verirdilər. Bəs nə idi bu komunikasiya problemi?! Şirkətlərdə komunikasiya dedikdə bu həm daxili - şirkətin əməkdaşları arasında, həm də xarici - şirkət və onun təchizatçıları, müştəriləri, fəaliyyət göstərdiyi cəmiyyətlə əlaqələri, münasibətləti nəzərdə tutulur. Təbii ki, bu əlaqə və münasibətlər müəyyən bir qayda daxilində (in order), müntəzəm olmalı və müəyyən bir hədəfə istiqamətlənmiş olmalıdır.
Yuxarıda bəhs etdiyim şirkətin on minin üzərində əməkdaşı var idi. İdarə heyəti yenilənmiş və köhnə rəhbərlikdən bir çox köhnəlmiş idarəetmə adətləri, yanaşması kollektivin canına hopmuş, həmçinin bir çox pis vərdişlər əməkdaşlar arasında yayılmışdı. Bir sözlə şirkətə "restart" vermək lazım idi.
Bunun üçün şirkətin vizyon və misyonu müəyyənləşdirildi, biznes proseslər yenidən formalaşdırıldı və işin ən çətin hissələrindən biri o zaman başladı. Bütün bu dəyişiklikləri, yenilikləri hərkəsə komunikasiya etmək, ötürmək. Bunun üçün şirkətdə intensiv şəkildə təlimlər, məlumatlandırma görüşləri, praktiki məşğələlər keçirilməyə başlandı. Təbii ki, rəhbərliyin (idarə heyəti) bütün bu dəyişikliklərdə liderlik etməsi, dəstək verməsi və yeniliklərin yuxarıdan aşağıya doğru düzgün bir şəkildə kaskadlanması ən önəmli cəhətlərdən biri idi. Qeyd etdiyim təlimlər, məşğələlər dəyişikliklərin içəridə (şirkət daxilində) aşağıya doğru ötürülməsini təmin edirdisə, yenilənən ictimaiyyətlə əlaqələr, marketinq və komunikasiya bölmələri də müştərilərlə, ictimaiyyətlə və digər maraq qrupları ilə əlaqələrin misyon və vizyon istiqamətində inkişafını təmin edirdi. Komanda işinin nəticəsi olaraq qısa müddət nəticəsində həmin sertifikat alındı və şirkət biznesini xeyli irəli aparmağı bacardı. Əlbəttə ki, mütəmadi olaraq komunikasiya prosesisinin təkmilləşdirilməsi isə gündəmdə saxlanmalı idi.
Bir neçə gün əvvəl başıma gələn bir hadisəni komunikasiyanın niyə və necə önəmli olması baxımından paylaşmaq istəyirəm. Hazırda çalışdığım şirkətin bir layihəsi ilə bağlı yerli banklardan birindən qarantiya məktubumuz var idi. Qarantiya məktublarının (QM) ləğv edilməsi proseduruna əsasən QM-nun təqdim edildiyi müştərimiz ləğvetmə məktubu (LM) yazmalı və müştərinin bankı həmin LM-unu və imzalayan şəxsin səlahiyyətini SWIFT (banklararası məlumat/kod mübadilə sistemi) təsdiq etməlidir. Lakin, bank çox köklü banklardan biri və müştərimiz də daimi müştərisi, qocaman bir təşkilat olmasına baxmayaraq imza səlahiyyətini tanımamaqda bir neçə gün israr etdilər. Bir neçə gün davam edən zənglər, müzakirə və mübahisələrdən sonra səhv etdiklərini anladılar. Onu da belə başa saldıq ki, həmin imzanı tanımırsızsa indiyəcən ödəmələri necə buraxmısız o imzayla, bundan sonra oyandılar və məktubu təsdiqlədilər. Həmin bankın əməkdaşları arasındakı komunikasiya problemi, işlərin xaotik idarəedilməsi ucbatından üstəlik biz bir neçə günlük artıq ödəmə etməli olduq. Çünki əlaqə saxladığım bank əməkdaşının komunikasiya anlayışı telefonda "Brat, belə işin çətinə düşməyi olur da arada. Məsələ həll olsun oturub bir yeyib-içərik, tanış olarıq. Bəlkə elə bizlə işlədiz." deməklə öz aləmində komunikasiya qurmaqdan o yana keçmir. Halbuki, komunikasiyanı işi keyfiyyətli görməklə daha sağlam qura bilərdilər.
Korporativ komunikasiya aşağıdakı fərqli sahələr üzrə şirkətin hədəflərinə çatmasında önəmli faktordur.
Şirkətin imicinin formalaşdırılması və reklamda
Şirkətlə bağlı yeniliklər, yeni məhsul, alınan yeni qərarlar hədəf auditoriyaya (həm daxildə, həm də kənarda) düzgün və anlaşılan formada çatdırılmalıdır.
Dəyişikliklərin həyata keçirilməsində
Təşkilatlarda istənilən dəyişiklik həyata keçirilərkən dəyişikliyin qəbul edilməsi və istənilən şəkildə tətbiqi üçün doğru şəkildə komunikasiya edilməlidir. Komunikasiyadakı yanlış, dəyişikliyin anlaşılmamasına səbəb olacaq və ona qarşı dirənişi artıracaqdır. Hazırda yeni texnologiyaların da təsiri ilə, əməkdaşlar şirkətin hər addımı, qərarı ilə sürətli şəkildə tanış olur və özündə şirkətə aidiyyət hissi yaradır. Bu da dəyişikliklərə daha tez adaptasiya olmalarına kömək edir.
Struktur bölmələr və əməkdaşlar arasındakı uyğunluq
Müəssisənin bir bütün halında işləyə bilməsi üçün korporativ komunikasiya çox önəmlidir. Keyfiyyəti hədəf seçmiş bir şirkətdə istehsal prosesində komunikasiya doğru qurulmazsa, orda keyfiyyətdən söz etmək mümkün olmaz. İstehsal üçün zəruri hər hansı materialın necə, nə zaman, nə qədər alınması və onun istehsala nə zaman, hansı məqamda nə qədər cəlb olunması bölmələr arasında açıq komunikasiya edilməyibsə və əməkdaşlar da sadəcə bütün gün e-maillərdə müharibə edirsə, orada hansı keyfiyətdən söz etmək olar?! Bu səbəblə də, şirkətlər ERP sistemlərə yüksək investisiyalar yatırır, bölmələr arası məlumat axımının davamlı və doğru bir şəkildə ötürülməsini təmin etməyə çalışır.
Komunikasiyanın önəmini göstərən başqa bir real nümunəni isə Nazirlər Kabineti yanında Operativ Qərərgahın verdiyi qərarların şərhi zamanı görürük. Qərarların mətnlərində düşünülməmiş yanlış anlaşılmaya yol açacaq incə məqamlar çox müzakirə olundu və növbəti qərarlarda bu məqamların bəzilərinin düzəldilməsinin şahidi olduq. Əsas məsələlərdən biri isə əhalimizin çoxunun bədii üslubda ünsiyyəti anlamamasıdır. Öz ana dilimizdə yazılan mətnlərdir, lakin anlaşılması üçün kimlərinsə mətni "loru" dilə "tərcümə" etməsini gözləyənlər çoxdur. Mən bunun səbəbini az kitab oxumaqda görürəm. Hansı ki, həmin şəxslərin çoxu universitet məzunudur, bəlkə hələ magistr da bitirmiş, diplom işi də "müdafiə etmişdir".
Əslində isə bu tək bizdə belə deyil. OECD-nin ölkələr üzrə PİSA adlanan tələbələrin beynəlxalq qiymətləndiriməsi proqramı (Programme for International Student Assessment) mövcuddur. Əldə edə bildiyim ən son nəticə 2018-ci ilin nəticələridir. Oxuma və anlama kateqoriyasında Azərbaycan 83 ölkə arasında 68-ci yerdədir. Bəli, tələbələrimiz öz ana dilimizdə yazılan mətnləri oxuma və anlamada 68-ci yerdədirlər. Nümunə üçün, Rusiya sıralamada 31, Türkiyə 40-cı, Gürcüstan 70-ci yerdədirlər. Ən yüksək nəticə əldə etmiş tələbələrin hansı ölkələrdən olduğunu yəqin ki, təxmin edirsiniz. Yoxlamaq üçün yuxarıda linkdə həmin nəticələr var..
Komunikasiya şirkətlərdə bir funksiya kimi vacib olduğu qədər, əməkdaşlarda da bir "soft skills" kimi vacib səriştələrdəndir. Bəziləri komunikasiya qabiliyyətim yaxşıdı deyərkən bir məqamı unudurlar, komunikasiya sadəcə dayanmadan danışmağı bacarmaq deyil. Bu iki tərəfli bir prosesdir və yaxşı dinləməyi də bacarmalısınız.
Komunikasiya bacarığı çox zaman elə danışmaq kimi assosasiya olunur və doğru şəkildə qiymətləndirilməyə bilir. Bir şəxsdə komunikasiya bacarığının yüksək olduğunu bilmək üçün bəzi məqamlara nəzər yetirmək lazımdır;
- Fərqli görüşdə insanlarla ünsiyyəti bacarmaq
- Ünsiyyət zamanı göz kontaktı qura bilmək (xüsusilə də auditoriya qarşısında)
- Danışarkən nitqini auditoriyanın anlayacağı lüğətlə qurmaq, nitqini onlara uyğunlaşdırmaq
- Başqaları danışarkən onlara qulaq asmaq və ən əsası qulaq asdığını hiss etdirmək
- Fikirlərinizi düzgün və qısa, lakonik şəkildə qarşı tərəfə ötürə bilmək
- Telefonda (mimik və jestləriniz görünməyən halda) düzgün ünsiyyət qurmaq
- Düşündüklərinizi açıq-aydın və səlis, məntiqli olaraq yaza bilmək
Ətrafımızdakı insanlarla ünsiyyət zamanı diqqət edilməli olan məqamlardan biri də, ünsiyyət formatıdır. Dediyim kimi, ünsiyyət sadəcə danışmaqla olmur. Üz-üzə, telefonda, kompyuter proqramları vasitəsilə sözlərlə (verbal) ünsiyyət qururuq. Bunun yanında, bədən dilimiz (bəzən sözlərimizin tam əksini deyə, yalanımızı ortaya çıxara bilir), geyimimiz, jestlərimiz, göz kontaktımız və hətta geyimimizlə də mesaj ötürərək ünsiyyət qura bilirik. Şəkillər, qrafiklər vasitəsilə vizual, yazı, çap materialları vasitəsilə isə yazılı ünsiyyət qururuq. Fərqli insanların öyrənmə, qavrama bacarıqları onların məlumatı sadaladığım formatlardan hansında daha yaxşı qəbul etmələriylə düz mütənasibdir.
Nəticə etibarı ilə, şirkətin və ya şəxsin hansı sektorda, işdə olmağından asılı olmayaraq komunikasiya/ünsiyyət hər kəs üçün çox vacibdir. Bu səbəblə, həm şirkətlər yeni texnologiya və metodlardan faydalanaraq öz korporativ komunikasiyalarını, həm də ehtiyac duyulan təlimlərlə əməkdaşlarının komunikasiya bacarıqlarını artırmağa cəhd etməlidirlər.
Müəllif: Cabir Süleymanlı
HR-AZ.com portalının paylaşımlarından xəbərdar olmaq üçün rəsmi
Linkedin və
Telegram səhifələrimizi izləyə bilərsiniz.
Mənbə:
HR-AZ.com
