Optimal İR-İşçi nisbəti nədir, niyə lazımdır və necə hesablanır?

Bu yazını oxuyursunuzsa, təşkilatınızdakı İR sayı və ümumi işçi sayları arasındakı kritik əlaqəni anlamaqda maraqlı olduğunuzu söyləyə bilərəm. Beləliklə, istər təcrübəli İR mütəxəssisi, istərsə də İR dünyasında yeni başlayan biri olmağınızdan asılı olmayaraq, bu məqaləni dəyərli fikirlər və praktiki məsləhətlərlə əhatələməyə çalışmışam. Bu bloqda İR-İşçi nisbəti, onun əhəmiyyəti, onu hesablamaq qaydası, təsir edən kənar amillər və daha çox şey müzakirə olunacaq.
Beləliklə,maksimum 15 dəqiqə vaxtınızı aparacaq bu məqalə üçün, bir fincan qəhvə götürün və başlayaq!


Gəlin ilk öncə İR-İşçi nisbəti anlayışına aydınlıq gətirək. Adından da göründüyü kimi, İnsan resurslarının işçilərə nisbəti İR üzrə işçi sayının təşkilatda çalışan ümumi işçilərin sayına nisbətidir. Ümumiyyətlə, bu cür nisbətlər aksioma kimi qəbul edilmir və əksər vaxtlarda təşkilatın ölçüsündən asılı olur. Daha yaxşı resursları olan şirkətlər daha kiçik İR qruplarına sahib ola bilirlər, çünki onlar İR funksiyalarını və proseslərini avtomatlaşdırma iqtidarındadırlar.


Bu metrik İnsan Resursları departamentinin bir sıra vacib HR funksiyalarını idarə etmək qabiliyyətinə birbaşa təsir göstərir. Optimal HR -işçi nisbəti imkan verir:
• Biznesdə İnsan resurslarının operativ rolunu effektiv və səmərəli şəkildə yerinə yetirməyə.
• Effektiv İnsan resursları şöbəsi ilə maliyyəyə qənaət etməyə (işçilərin sayı, proseslər və resursların istifadəsi baxımından).
• Düzgün resurslar, vaxt və işçi qüvvəsi ilə İR funksiyalarını effektiv şəkildə yerinə yetirməklə işçilərin məmnuniyyətini və bağlılığını təmin etməyə



Əksər hallarda təşkilatlar öz əmsallarını oxşar ölçülü və eyni sənayedə olan müəssisələrlə müqayisə edərək, İnsan Resursları departamentində optimal işçi heyətinin olub-olmadığını qiymətləndirirlər. İR və işçi nisbətləri təşkilatlara aşağıdakı proseslərə nəzarət etməyə kömək edə bilər:

1. Təlim və İnkişaf
İR şirkət işçilərinin böyüməsini və inkişafını dəstəkləmək üçün təlim proqramlarını tərtib etmək, çatdırmaq və qiymətləndirmək üçün kifayət qədər vaxt və resurslara malik olmalıdır. Müvafiq nisbət məhz bunu təmin edir. Bunu üçün İR-İşçi nisbəti dəqiq və ağıllı şəkildə hesablanmalıdır.

2. İşə qəbul
İR yeni namizədlərin cəlb edilməsi, işçinin seçimi, işə qəbulu və onların adaptasiyası üçün cavabdehdir və adekvat nisbət prosesin səmərəli, hamar və effektiv olmasını təmin etmək üçün vacibdir. Mövcud işçilər üçün təlim və inkişaf proqramları da nəzərə alınmalıdır.

3. Kompensasiya və Müavinətlər
İR ədalətli və rəqabətədavamlı kompensasiya və müavinət proqramlarının işlənib hazırlanması və idarə edilməsindən məsuldur. Bununla yanaşı İR proseslərini təhlil etməli, tövsiyələr verməli və ədalətli dəyişiklikləri həyata keçirməli, həmçinin təşkilatın bütün işçiləri üçün sənaye standartlarına uyğun olaraq qənaətbəxş və rəqabətli (hədəf+bonus və s) mühit formalaşdırmalıdır.

4. Sağlamlıq və Təhlükəsizlik
Ölkəmizin əksər özəl və dövlət sektorlarında bu sahə - SƏTƏMM olaraq ayrıca struktur bölmə kimi yaradılır və müstəqil fəaliyyət göstərir. Ancaq xarici təcrübələrdə SƏTƏMM funksiyalarını İnsan Resursları departamentinin tərkibində yaradıldığını müşahidə edə bilərik. Ümumilikdə isə müstəqil və ya hər hansısa struktur daxilində birləşdirilməsini nəzərə almadan rahatlıqla demək olar ki, həm SƏTƏMM, həm də İnsan resursları bir-biri ilə sıx əlaqəli şəkildə fəaliyyət göstərməlidir. Məlum olduğu üzrə əmək münasibətləri əmək məcəlləsi ilə (ƏM) tənzimlənir k, bu kitab hər bir İR mütəxəssisinin masaüstü kitabı hesab edilir. AR ƏM-nə əsasən - iş yerlərinin attestasiyası (maddə 64), Əməyin mühafizəsi normaları, qaydaları və prinsiplərini (Maddə 207-234) əhatə edən normalara SƏTƏMM və İR-nin birgə əməkdaşlığı şəklində icra və nəzarət edilməlidir.

5. Əmək münasibətləri
İR işçilərlə münasibətlərin idarə edilməsinə və iş yerindəki mübahisələrin həllində əhəmiyyətli rola malikdir. İR işçilərin problemlərini dinləmək, araşdırmaq, həll yolu müəyyən etmək üçün vaxt və resurslara malik olmalıdır ki, bu da düzgün nisbət olduqda mümkündür. Əgər varsa, həmkarlar ittifaqı bu proseslərə cəlb edilməli və İR komandası ilə birgə fəaliyyət göstərməlidir.

6. Uyğunluq
İR təşkilatda mövcud olan bütün kadr sənədləşmələrinin, müqavilələrin, layihələrin, proseslərin hökumətdə mövcud olan müvafiq qanunvericiliyə uyğun olmasını təmin etməli, həmçinin auditlərə cavab verməli və lazım olduqda dəyişiklikləri həyata keçirməlidir ki, bunun üçün qeyd olunan nisbət hesablaması adekvat aparılmalıdır.


İlk öncə onu qeyd edim ki, ən yaxşı təcrübələr işin xüsusiyyətlərindən asılı olaraq dəyişir. İnsan Resurslarının işçilərə nisbətinə bir neçə amil təsir edə bilər. Bu, mütləq ən yaxşı təcrübələrin olması demək deyil. Nəzərə alın ki, ən yaxşı təcrübə sizin şirkətinizin fəaliyyətindən və korporativ mədəniyyətindən asılı olaraq dəyişə bilir!




İnsan resurslarının işçilərə nisbətinə təsir edəcək ilk aspekt günümüzün trendlərinə uyğun olaraq təşkilatdakı İnsan Resursları texnologiyasının səviyyəsi və effektiv istifadəsidir. Məsələn, HR-da avtomatlaşdırma və süni intellektin istifadəsi əl əməyinə olan ehtiyacı azalda bilər. Nəticədə, bu texnologiyaları qəbul edən təşkilatlar qəbul etməyənlərə nisbətən daha aşağı nisbətə malik ola bilər. Rəqəmsal İnsan resurslarına və özünəxidmət funksiyalarına böyük sərmayə qoyan təşkilatlar adətən, daha kiçik İnsan resursları personalına malikdirlər. Bu təşkilatlarda həm işçilər, həm də menecerlər İnsan resurslarına dair tələblərinin (təlimlərin qeydiyyatı, hədəflərin müəyyən edilməsi və s) əksəriyyətini özləri idarə edə bilirlər. Bu, İnsan Resurslarının inzibati proseslərinə çox az iş buraxır, onların rolunu daha taktiki və strateji edir.


Bir şirkətin fəaliyyət göstərdiyi sənaye də nisbətə təsir göstərir. Məsələn, səhiyyə, maliyyə, neft-qaz kimi tənzimlənən sənayelərdə olan şirkətlər mürəkkəb qaydalara, qanunlara uyğunluğu təmin etmək üçün daha çox İR dəstəyi tələb edə bilər. Nəticə etibarı ilə, bu şirkətlər daha az tənzimlənən sənayelərdəki şirkətlərə nisbətən daha yüksək kadr nisbətinə malik ola bilər.


Üçüncü amil büdcə və kadr büdcəsinə nəzarətdir. İR üçün mövcud büdcə də insan resurslarının ümumi İşçi nisbətinə təsir göstərən amil hesab olunur. Büdcələri məhdud olan təşkilatlar əlavə HR işçiləri işə götürə bilməyəcəkləri üçün daha aşağı İşçi nisbətinə malik ola bilər. Digər tərəfdən, təşkilatların daha böyük büdcələr malik olması, işçi qüvvəsini dəstəkləmək üçün daha çox İR personalı işə götürməklərinə imkan verə bilər. Şübhəsiz ki, daha böyük İnsan resursları büdcəsi əmək haqqı cədvəlində daha çox İnsan resursları əməkdaşlarına malik olmağa imkan verir. Təşkilatların departamentlərində, şöbələrində (sahələrində və s) kadrların genişləndirilməsi qərarını şirkətin CHRO və CFO birgə (ağırlıq nisbəti iş analizlərinin aparılması, iş yükünün müəyyən edilməsi, benchmarking edilməsini nəzərə almaqla CHRO –da olmaq şərti ilə) əsaslandırmaqla CEO ya təklif etməlidirlər.


Bir təşkilatın ölçüsü nisbəti təyin edən əsas amildir. Ümumiyyətlə, daha böyük şirkətlər daha böyük işçi qüvvəsinin ehtiyaclarını idarə etmək üçün daha çox HR dəstəyi tələb edir. Həmçinin təşkilatınızın işçi heyyətinin kifayət qədər böyük olması, yüksək dəyərlərə, vizyona sahib olması, daimi inkişaf və yeni nəaliyyətlər əldə etməyi hədəfləməsi belə HR-işçi nisbətinə təsir edən amillərdən biridir. Şübhəsiz yeni nailiyyətlər, innovativ qərarlar, davamlı və dayanıqlı inkişafa meyillik, yüksək gəlirlilik və onun rentabelliyinə nail olmaq yüksək bilik və bacarıqlı işçiləri cəlb etməklə, o cümlədən mövcud işçiləri inkişaf etdirməklə mümkündür.
Yuxarıda sadalanan amillərdən əlavə olaraq əsas nüanslardan biri də təşkilatda İnsan Resurlarının roludur. Əgər şirkətiniz ənənəvi kadr əməliyyatlarından əlavə müasir İnsan resursları proseslərinin əsas hissələrini təşkil edən işə qəbul, adaptasiya, təlim və inkişaf, performansın idaredilməsi və s bu tipli fəaliyyətləri dəstəkləyir və icra edirsə mütləq şəkildə İR mütəxəssislərinin ümumi işçi sayına nisbəti dəyərləndirilməlidir və ona uyğun addımlar atılmalıdır. Burada hər hər hansı “qənaət”in edilməsi istər işçilər baxımından, istər şirkətin uzunmüddətli məqsədlərinə çatması baxımından, istərsə də layihələrin səmərəliliyi baxımından ciddi şəkildə mənfi nəticələrə gətirib çıxara bilər.


İnsan resursları peşəkarlarının ümumi işçilərə nisbəti təşkilatda İnsan resurslarının optimal potensialını qiymətləndirmək üçün faydalı bir vasitə olmaqla yanaşı, İR ilə bağlı qərarların qəbul edilməsinə və departamentin xidmətlərini nə dərəcədə yaxşı təqdim etdiyini müəyyən etməyə köməklik göstərə bilər.
İR-İşçi nisbətini tapmaq üçün sadə bir hesablamadan istifadə edilir. Daha sonra siz hansı diapazonda olduğunuzu və İnsan Resursları üzrə komandanızın sayının dəyişib-dəyişməyəcəyini müəyyən edə bilərsiniz.



Ancaq əvvəlcə dəqiq formulaya nəzər salaq.

İR-İşçi nisbətini hesablamaq üçün əvvəlcə iki şeyi tapmaq lazımdır:
• Neçə tam və ya tam ştatlı ekvivalent (FTE-Full-Time Equivalent) İR işçiniz var
• Neçə tam zamanlı ümumi işçiniz var.

Bunları müəyyən etdikdən sonra aşağıdakı düstur bizə lazım olan nisbəti (əmsalı) verəcəkdir:

İR mütəxəssislərin sayının ümumi işçiyə nisbəti=(İR üzrə işçi sayı(tam ştat))/(Ümumi işçi sayı(tam ştat))*100%
*Yüksək nisbət təşkilatda nisbətən çox İnsan Resursları işçisinin işləməsi deməkdir.

Qeyd edim ki, nisbət faiz və ya onluq kimi ifadə edilə bilər və yüz və ya min işçiyə düşən İR işçilərinin sayı kimi də ifadə edilə bilər (bu zaman düstur : İşçi sayı * əmsal / 100 şəklində olacaqdır. Nümunə formaları aşağıda qeyd olunub). İfadə seçimi şirkətin xüsusi ehtiyaclarından və nisbətin istifadə olunduğu kontekstdən asılı olaraq dəyişə bilər.
Düsturdan da göründüyü kimi İnsan Resursları üzrə işçi nisbətini hesablamaq üçün tam ştat olmaqla İnsan Resursları vəzifələrinin sayını, tam ştat olan işçilərin ümumi sayına bölüb 100-ə vurmaq lazımdır.

SHRM bu məsələni bir neçə il ərzində araşdırmış və 2015-ci ildə İnsan Kapitalının Müqayisəli Tədqiqatında aşağıdakı kadr əmsallarını müəyyən etmişdir.

100-dən az işçi: 2.70
100-dən 249-a qədər işçi: 1.26
250-dən 499-a qədər işçi: 1.07
500-dən 999-a qədər işçi: 0,82
1000-dən 2499 işçiyə qədər: 0,79
2500-dən 7499 işçiyə qədər: 0,53
7500 və ya daha çox işçi: 0,42

Göründüyü üzrə şirkət işçiləri böyüdükcə nisbət orta hesabla azalır:
Yuxarıda da qeyd etdiyim kimi nisbət şirkətin ölçüsündən birbaşa asılıdır. İR-İşçi nisbəti həqiqətən də biznesin həcmi ilə tərs mütənasibdir.
Əgər biznesinizin İR-İşçi nisbəti bu kateqoriyalara aid deyilsə, İR departamentinizin necə işlədiyini nəzərdən keçirməyinizdə fayda var.

Bunu 3 fərqli şirkət timsalında nəzərdən keçirək:

“Techsense” şirkətinin 170 tam ştatlı işçisi, İR şöbəsində isə dörd əməkdaşı var. Bu halda nisbəti tapmaq üçün İR işçilərinin sayını (4) işçilərin ümumi sayına (170) bölüb (0,023 ) 100-ə vururuq. Əmsal 2.35-dir. “Techsense” bu nisbəti kiçik təşkilatlar üçün 1.26 standartı ilə müqayisə edir. Onun nisbəti orta səviyyədən yüksək olduğu üçün “Technsense” öz İR əməkdaşlarını azalda bilər və bunun üçün avtomatlaşdırılmış İR xidmətlərinə sərmayə qoya bilər.
170x1.26/100= 2.1 (Cəmi 2 HR olması kifayət edə bilər)

“Dress Right” şirkətində cəmi 500 işçi və beş İR işçisi var. Şirkət İR işçilərinin sayını (5) işçilərin ümumi sayına (500) bölür, daha sonra alınan nəticəni 100-ə vurur. “Dress Right” 1.0 nisbətini orta biznes üçün 1.03 standartı ilə müqayisə edir. Nisbətlər çox oxşar olduğundan, “Dress Right” öz İR departamentini eyni saxlamağı seçə bilər.

Deyək ki, sürətlə böyüyən bir şirkətin 1653 işçisi var. Təşkilatın İR üzrə direktoru (CHRO) Onur narahatdır, ona görə ki, şirkətin Baş direktorunun (CEO) istər istehsalın, istərsə də xidmətin artırılması və yaxşılaşdırılması ilə bağlı İR istiqamətində çoxlu gözləntiləri mövcuddur. Həmçinin ənənəvi kadr əməliyyatlarından əlavə müasir İR proseslərinin tətbiqinə (təlimlərin təşkili, işə qəbul, adaptasiya, KPİ-lar, səriştələr və s) başlanılması nəzərdə tutulur. Bununla əlaqədar olaraq İR komandası üzərində çoxlu təzyiq var və nəticədə bunu edən insanlardan daha çox performans və effektivlik gözlənilir. Hazırki İR komandası 5 nəfərdən ibarətdir. Hansı ki, bu 5 nəfər növbəli (1-ci növbə 2 nəfər, 2-ci növbə 3 nəfər) iş qrafikində olduqları üçün bütün bu fəaliyyətlərlə eyni anda məşğul olmur. Bununla əlaqədar olaraq Onur daha çox İR büdcəsi və ştat vahidi üçün iddia qaldırmaq niyyətindədir. Bunun üçün o, təşkilatdakı nisbəti sənayedəki etalon nisbətlə müqayisə etmək istəyir. Və beləcə, kadrlara nisbəti aşağıdakı kimi hesablayır:
İR mütəxəssisinin ümumi işçiyə nisbəti=(5 (tam ştat))/(1653 (tam ştat))*100%=0.3%

*Qeyd: Bir hesablama aparılsın deyə növbəli iş rejimində işləyənlər birləşdirilərək hesablanmışdır.

Bu 0.3% oxşar ölçülü şirkətlər üçün etalon nisbətindən xeyli aşağıdır və Onura İnsan Resursları qrupunun ölçüsünü artırmaq üçün əlavə məlumat əsaslı arqument verir.
Belə ki, olmalı olan işçi nisbəti:
1653 X 0.79 /100 = 13 işçi
13 nəfərdən ibarət olmalı olan Onurun komandasında cəmi 5 işçi mövcuddur ki, bu da 2 növbəli olmaqla hər növbədə müvafiq olaraq 2 və 3 işçi ilə eyni proseslərin icrası deməkdir.

:
Son olaraq SHRM, Bloomberg, CHRMP-nin beynəlxaq səviyyədə araşdırmalarına dayanaraq deyə bilərik ki, bütün təşkilatlar üçün orta İR heyətinin işçilərə nisbəti 2,57 civarındadır. Kiçik təşkilatlar orta hesabla 3,40 ilə daha yüksək əmsallara malik olsa da, böyük təşkilatlar üçün normal nisbət isə 1,03-dür. Standart bilinən qızıl qayda isə dəyişmədən qalmaqdadır. Bu qayda hər 100 işçi üçün 1,4 İR düşdüyünü bildirir. Daha böyük təşkilatlar üçün (1000-dən çox işçi) 1:100-dən 1:200-ə qədər İR nisbəti tez-tez istifadə olunur. Bu o deməkdir ki, hər 100-200 işçiyə bir İR işçisi düşür.

İR-işçi nisbəti təşkilatlara insan resursları əməliyyatlarını səmərəli və effektiv şəkildə idarə edə, işçilərin təcrübəsini yaxşılaşdıra və xərcləri azalda bilən İR komandaları yaratmağa imkan verən metrikdir. Ancaq unutmaq olmaz ki, biznesiniz üçün lazım olan İR işçilərinin optimal sayını sadəcə yuxarıda qeyd olunan düsturla tapmaq hər zaman doğru nəticələr verməyə bilər. Bu daha çox biznesinizin ölçüsündən və sənayesindən tutmuş strateji prioritetlərinə, hədəflərinə, dəyərlərinə, vizyonuna və mürəkkəbliyinə qədər konkret şəraitdən asılıdır.

İR-İşçi nisbətini və ona təsir edən amilləri başa düşməklə, təşkilatlar İnsan Resurslarına ayırdıqları resurslar haqqında əsaslandırılmış qərarlar qəbul edə, İR personalını tükənmədən saxlamaqla bərabər öz müştərilərinə (işçi heyətə və rəhbərliyə) daha keyfiyyətli xidmət göstərə bilər.

Müəllif: Ömər Balacayev











HR-AZ.com portalının paylaşımlarından xəbərdar olmaq üçün rəsmi Linkedin və Telegram səhifələrimizi izləyə bilərsiniz.

HR-AZ.com