Texnologiyanın sürətli inkişafı nəticəsində məktub və digər yazışma vasitələri öz yerini elektron məktuba buraxmış və bununla da işimiz asanlaşıb. Lakin, bu yazışmalarda diqqət etməyimiz vacib olan bəzi məqamlar vardır. Gəlin bu məqamlara nəzər yetirək. Bu, həm iş axtaran gənclər, həm də karyerasının müəyyən pilləsində olan şəxslər üçün çox vacibdir. Eyni zamanda, e-maillər iş həyatının ayrılmaz tərkib hissəsinə çevrilmişdir. İş mühitində bəzən gün ərzində çox sayda e-mail göndərməli oluruq və eyni zamanda e-mail qəbul edirik. Unutmaq lazım deyil ki, mail göndərdiyimiz şəxslərin əksəriyyəti bizim şəxsən tanıdığımız insanlar deyil. Onlar, bu e-maillər nəticəsində bizi tanıyır və haqqımızda onlarda fikir formalaşır. Eləcə də, hər hansı bir şirkətə iş müraciəti üçün göndərilən e-maillər də bizim haqqımızda qarşı tərəfdə fikir yaradır. Ona görə də, peşəkar e-mail yazma qaydalarını bilməli və bunları öz işimizdə tətbiq etməliyik.
1. Professional e-mail adresiniz olsun. İş görüşmələrində və korporativ iş mühitində ilk təəssürat çox önəmlidir. E-mail yazışmalarında isə ilk təəssürat professional e-mail adresinden başlayır. Ad və soyadınızdan ibarət peşəkar e-mail adresiniz olsun. Bu, çox önəmlidir. Qeyri- peşəkar e-mail ünvanlarından göndərilmiş e-mailler ciddi qarşılanmır və qarşı tərəfdə e-mail göndərən şəxs haqqında da müsbət fikir formalaşmır.
2. Mövzu. Göndərdiyiniz e-mailin məzmununa uyğun, çox uzun olmamaq şərtilə e-mailin “subject” qismində mövzu haqqında məlumat verin. Bu, e-maili qəbul edən şəxsin mövzu haqqında məlumatlı olmasına və sizin işinizə məsuliyyətli yanaşdığınıza bir işarədir.
3. Yazı şrifti və rənglər. E-mail yazarkən, xüsusilə də iş görüşmələri və korporativ iş mühitində yazı şriftinin standart olmasına xüsusi fikir vermək lazımdır. Ümumi qəbul olunmuş yazı ölçüsü və şriftindən istifadə etmək hər zaman üçün məsləhətdir. Rəngarəng e-maillər isə iş mühitində normal hal kimi qarşılanmır. Hər hansı bir məqamı xüsusi vurğulamaq üçün istisna hallarda hər hansı bir rəng və ya hansısa bir işarə ilə diqqəti ora yönəltmək olar. Amma ümumən bərbəzəkli e-mailler qəbul edilməzdir.
4. Müraciət forması. E-mail bir şəxsə ünvanlandıqda “müəllim”, “bəy”, “xanım” v.s bu kimi ifadələr, bir neçə şəxsə ünvanlandıqda isə “hörmətli həmkarlar” v.s bu kimi ifadələrdən isifadə edilməsi standartlara uyğundur.
5. Elektron imza. E-mail ünvanınızın peşəkarlığına təsir göstərən amillərdən biri də elektron imzadır. Elektron imza qarşı tərəfə sizin vəzifə və peşəniz haqqında məlumat verir. Ona görə də, e-mail adresinizdə standart ünvan, əlaqə məlumatları və vəzifəniz haqqında ümumi məlumatlar olmaqla elektron imzanız olsun.
6. Qısa və konkret. E-mailin qısa və konkret olmasına fikir verin. Təbii ki, çatdırmaq istədiyiniz fikri tam anlatmaq şərtilə. Uzun uzadı yazılar insana yorucu gəlir və müəyyən məqamların diqqətdən yayınmasına səbəb olur. E-mail çox uzundursa paraqraflara bölün və aydın şəkildə mövzunu izah edin.
7. Böyük hərflərlə yazmayın. Böyük hərflərlə yazmaq qətiyyən qəbul edilməzdir. Bu, əmredici şəkildə ünvanlanmış müraciət kimi qəbul olunur. Yazı qaydalarına ciddi şəkildə riayət etməyə çalışın. Və hər bir xırda detal nəzərinizdən qaçmasın.
8. Reply və replay all. E-mail eyni zamanda bir neçə şəxsə göndərilə bilər. Amma bu o demək deyil ki, siz buna cavab yazarkən bunu hamıya ünvanlamalısınız. Əgər cavabınız göndərilən şəxslərin hamısı üçün məqsədə uygundursa “reply all”, əks halda isə “reply” edilərək e-mail göndərən şəxsə ünvanlanmalıdır. Bəzən iş həyatında hər hansı görüşün təsdiqinə dair bir neçə şəxsə e-mail ünvanlanır və onlardan təsdiq vermələri xahiş olunur. Bu zaman sizin “ok” verməyiniz yalnız məktubu göndərən şəxsə, yə’ni görüşun təşkilatçısına maraqlıdır. Bunu “reply all” etməklə digərlərinin vaxtını və enerjisini almış olursunuz.
9. E-mailləri cavabsız qoymayın. Mesaj qutunuzu vaxtaşırı yoxlayın və məktubları cavabsız qoymayın. Unutmayın ki, e-mail ən geci 24 saat ərzində cavablandırılmalıdır.
10. To, Cc, Bcc. Məktub bir neçə şəxsə ünvanlanırsa bütün şəxslərin ünvanını “to” bölməsinə yazmayın. Unutmayin ki, “cc”, “bcc” kimi bölmələr də var.
11. E-mail göndərmədən öncə onu oxuyun. Qeyd etdiyimiz kimi, e-mail qarşı tərəfdə bizim haqqımızda rəy formalaşdırır. Bu rəyin mənfi olmaması üçün, göndərmədən öncə onu bir dəfə oxuyun.
